Aviso de prácticas de privacidad

Los Centros PACE de Florida están obligados por la Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro de Salud de 1996, con sus enmiendas («HIPAA»), a tomar medidas razonables para proteger la privacidad de su información de salud protegida o PHI («Información de Salud»). La información sanitaria es información que puede identificarle y que está relacionada con su estado de salud física o mental pasado, presente o futuro y con los servicios sanitarios relacionados. La información sanitaria puede incluir datos como sus síntomas, resultados de pruebas, diagnósticos, tratamientos y planes de atención.

Florida PACE Centers está obligado por ley a proporcionarle un aviso de nuestras obligaciones legales y prácticas de privacidad con respecto a la protección de su Información de Salud («Aviso»). Este Aviso explica nuestras prácticas de privacidad y describe cómo podemos utilizar y divulgar su Información Sanitaria. Lo explicará:

1. Cómo se utilizará y divulgará su información sanitaria
2. Sus derechos en relación con su información sanitaria
3. Cómo reclamar si cree que se han vulnerado sus derechos
4. Nuestro derecho a modificar este aviso de prácticas de privacidad

En este aviso, los Centros PACE de Florida pueden ser referidos como «nosotros», «nuestro» o «nos» e incluye a todo nuestro personal, como médicos, enfermeras, técnicos, estudiantes de medicina, voluntarios y otro personal sanitario. Este Aviso se aplica a cualquier asistencia sanitaria que pueda recibir en cualquiera de nuestros centros o en cualquiera de nuestras filiales.

1. Su información sanitaria – Usos y divulgaciones

A. Fines sanitarios generales

Su médico, nuestro personal de apoyo y otras personas que participan en su atención pueden utilizar y divulgar sus datos sanitarios. Sus datos sanitarios pueden utilizarse y divulgarse por diversas razones. Este Aviso explica esas razones y da algunos ejemplos de los tipos de usos y divulgaciones. Los ejemplos no pretenden ser una lista completa y no explican todas las formas en que podemos utilizar o divulgar información según lo permitido por la ley.

• Tratamiento: Utilizaremos y divulgaremos su Información Médica para proporcionar y coordinar su asistencia sanitaria y cualquier servicio relacionado que pueda necesitar. Esto incluye la coordinación y gestión de su atención a un tercero dentro del sistema de prestación de servicios de salud de los Centros PACE de Florida y con un tercero fuera del sistema de prestación de servicios de salud de los Centros PACE de Florida, como un hospital externo o una agencia de salud en el hogar y sus respectivos médicos y personal. También podemos revelar su Información Sanitaria a un médico o laboratorio que le remita y que pueda estar implicado en su atención para ayudar a su médico con su diagnóstico o tratamiento.
• Pago: Su Información Sanitaria se utilizará, según sea necesario, para obtener el pago de los servicios sanitarios que reciba. Esto puede incluir determinadas actividades que su plan de salud exige antes de aprobar o pagar los servicios que recomendamos, como la aprobación de un ingreso hospitalario o la aprobación de determinados equipos médicos, como una silla de ruedas. Puede incluir a los empleados de nuestra oficina comercial que preparan una factura por los servicios prestados a usted.
• Operaciones sanitarias: Podemos utilizar o divulgar su Información de Salud, según sea necesario, para apoyar nuestras actividades comerciales en lo que respecta a su atención médica. Estas actividades pueden incluir, entre otras, la evaluación de la calidad, la revisión de empleados y médicos y la formación de los estudiantes que trabajan en nuestras instalaciones. Podemos compartir su Información Sanitaria con terceros que presten servicios o funciones esenciales para nuestra actividad. Estos terceros se denominan «asociados comerciales» y pueden incluir agentes de facturación, empresas de contabilidad o servicios de transcripción. Nos aseguraremos de que todos los socios comerciales hayan firmado un contrato escrito que proteja la privacidad de su Información Sanitaria. Si está recibiendo asistencia o puede recibirla en el futuro de una o varias de nuestras instalaciones o centros, se permite que su Información Sanitaria sea compartida entre dichas instalaciones o centros para tratamientos, pagos y operaciones de asistencia sanitaria.

B. Otros fines

Se nos permite o exige utilizar su Información Sanitaria sin su autorización por escrito para determinados fines:

• Citas y recordatorios: Podemos utilizar o divulgar sus Datos de Salud para ponernos en contacto con usted y recordarle una próxima cita para recibir tratamiento o atención médica en uno de nuestros centros y también para concertar citas para usted si reside en uno de nuestros centros.
• Prestaciones y servicios relacionados con la salud: Podemos utilizar o divulgar su Información de Salud, según sea necesario, para proporcionarle información sobre alternativas de tratamiento u otros beneficios que puedan ser de su interés. Podemos divulgar su Información Sanitaria para algunas actividades de marketing, como por ejemplo, utilizar su nombre y dirección para enviarle un boletín informativo sobre servicios sanitarios especiales y ventajas que ofrecemos. Puede solicitar por escrito que no se le envíen estos materiales poniéndose en contacto con nuestro responsable de privacidad en la dirección impresa al final de este folleto.
• Recaudación de fondos: Podemos utilizar o divulgar su Información de Salud, como su información demográfica y las fechas de tratamiento, según sea necesario, para ponernos en contacto con usted para actividades de recaudación de fondos apoyadas por nuestra Fundación, pero usted tiene derecho a optar por no recibir tales comunicaciones solicitando una exclusión por escrito a nuestro Oficial de Privacidad en la dirección que aparece al final de esta página.
• Directorios de centros: Podemos incluir cierta Información de Salud limitada sobre usted en el directorio de nuestro centro, como su nombre, ubicación en el centro, su estado general (que no especificará su información médica concreta) y/o su afiliación religiosa. La información del directorio puede ser revelada al clero (como sacerdote, pastor o rabino) o a otras personas que pregunten por usted por su nombre. No revelaremos su afiliación religiosa a otras personas que pregunten por usted por su nombre, pero su afiliación religiosa puede ser revelada a un miembro del clero. Usted tiene la oportunidad de restringir o prohibir toda o parte de la divulgación de su Información Médica en relación con nuestros directorios de centros poniéndose en contacto con el Responsable de Privacidad en la dirección impresa al final de este folleto.
• Otras personas implicadas en su atención sanitaria: Podemos revelar su información a un familiar, un amigo íntimo o cualquier otra persona que usted identifique. Esto puede incluir informar a un familiar sobre su ubicación, estado general o fallecimiento. En caso de catástrofe, podemos facilitar información sobre usted a una organización de ayuda en catástrofes para que pueda notificar a su familia su estado y ubicación. No revelaremos esta información a familiares o amigos si usted se opone. Si usted no está presente o no puede oponerse, su médico puede utilizar su criterio profesional para decidir si la divulgación es lo mejor para usted.
• Emergencias : Podemos utilizar o divulgar su Información Sanitaria en una situación de emergencia. Si esto ocurre, su médico intentará obtener su consentimiento tan pronto como sea razonablemente posible tras la administración del tratamiento. Si su médico u otro médico están obligados por ley a tratarle y el médico no ha podido obtener su consentimiento, puede seguir utilizando o divulgando su Información Sanitaria para tratarle.
• Exigencia legal: Podemos utilizar o divulgar su Información de Salud en la medida en que la divulgación sea requerida por la ley. La utilización o divulgación se hará y limitará de conformidad con la ley.
• Salud pública: Podemos divulgar su Información de Salud a una autoridad de salud pública a la que la ley permita recopilar o recibir la información. Esto puede incluir las divulgaciones realizadas con el fin de controlar o prevenir enfermedades, lesiones o discapacidades. Si la ley lo permite, también podemos revelar sus Datos sanitarios a cualquier persona que pueda haber estado expuesta a una enfermedad contagiosa o que pueda correr el riesgo de contraer o propagar la enfermedad o afección.
• Supervisión sanitaria: Podemos divulgar su Información de Salud a una agencia de salud pública o reguladora que supervise nuestro sistema de salud, como por ejemplo para auditorías, investigaciones e inspecciones.
• Abuso o negligencia: Podemos divulgar su Información de Salud cuando esté relacionada con el abuso (incluido el abuso infantil), la negligencia o la violencia doméstica. Sólo revelaremos esta información de conformidad con las leyes que exigen o permiten dicha información o con su permiso.
• Administración de Alimentos y Medicamentos: Podemos divulgar su Información de Salud a una empresa requerida por la Administración de Alimentos y Medicamentos para informar sobre eventos adversos, informar sobre problemas de productos o rastrear retiros de productos.
• Procedimientos judiciales: Podemos divulgar su Información de Salud según lo requieran las órdenes judiciales, ciertas citaciones u otros procesos judiciales o administrativos.
• Cumplimiento de la ley: Podemos divulgar su Información de Salud para fines policiales, como localizar a un sospechoso, fugitivo o persona desaparecida. También podemos revelar información en relación con presuntas actividades delictivas y a organismos federales que investigan nuestro cumplimiento de las normas federales de privacidad.
• Médicos forenses, directores de funerarias y donación de órganos: Podemos divulgar su Información de Salud a un médico forense o examinador médico para fines de identificación u otros deberes según lo requiera la ley. La información sanitaria también puede utilizarse y divulgarse con fines de donación de órganos, ojos o tejidos.
• Investigación: Podemos divulgar su Información Sanitaria a investigadores. Las normas federales rigen estas divulgaciones y requieren su autorización o la aprobación de un consejo apropiado que haya revisado la investigación y los documentos. Actuaremos de acuerdo con las normas federales relativas a la divulgación de información con fines de investigación.
• Amenaza grave para la salud o la seguridad: Podemos divulgar su Información de Salud si creemos de buena fe que es necesario para prevenir o disminuir una amenaza grave e inminente para la salud o la seguridad de una persona o del público.
• Seguridad nacional y actividades de inteligencia: Podemos divulgar su Información de Salud a funcionarios federales autorizados para llevar a cabo actividades legales de inteligencia, contrainteligencia y otras actividades de seguridad nacional e inteligencia.
• Compensación a los trabajadores/Empresa: Podemos divulgar su Información de Salud para cumplir con las leyes de compensación de trabajadores y otros programas similares del lugar de trabajo y a su empleador sólo bajo ciertas circunstancias en relación con la enfermedad o lesión relacionada con el trabajo según lo permitido por la ley.

C. Basado en su autorización por escrito

Los demás usos y divulgaciones de su Información Sanitaria sólo se harán con su autorización por escrito. Puede dar, modificar o revocar su autorización en cualquier momento, por escrito. No podrá revocar en la medida en que su médico ya haya tomado medidas basándose en la autorización o si la autorización se obtuvo como condición para obtener la cobertura del seguro. Si desea más información sobre las autorizaciones, hable con su médico o póngase en contacto con el responsable de privacidad de la HIPAA que figura al final de este folleto. A menos que la ley o su autorización por escrito lo permitan, no recibiremos remuneración directa ni indirecta a cambio de su Información Sanitaria. Cuando utilicemos o divulguemos su Información Médica o la solicitemos a otra entidad cubierta, haremos esfuerzos razonables para limitar dicho uso, divulgación o solicitud, en la medida de lo posible, a la Información Médica mantenida en un conjunto limitado de datos o, si fuera necesario, al mínimo necesario para cumplir con el propósito previsto de dicho uso, divulgación o solicitud, respectivamente.

2. Sus derechos

A continuación encontrará una declaración de sus derechos con respecto a su Información Sanitaria y una descripción de cómo puede ejercerlos.

• Tiene derecho a solicitar una restricción de determinados usos y divulgaciones de su información sanitaria. Puede pedirnos que no divulguemos parte de su Información Sanitaria con fines de tratamiento, pago u operaciones sanitarias. También puede pedirnos que no divulguemos ninguna parte de su Información Sanitaria a familiares o amigos que puedan estar implicados en su atención y que puedan solicitar la información a efectos de notificación. No estamos obligados a aceptar una restricción que usted pueda solicitar en todas las circunstancias. Estamos obligados a cumplir con una solicitud de restricción cuando la divulgación es a un plan de salud con el fin de llevar a cabo el pago o las operaciones de atención médica y la Información de Salud se refiere únicamente a un artículo o servicio de atención médica para que nosotros u otro proveedor de atención médica involucrado ha sido pagado de su bolsillo en su totalidad. Si accedemos a una solicitud, cumpliremos la restricción a menos que sus datos sean necesarios para un tratamiento de urgencia. No podemos aceptar restringir las divulgaciones que exige la ley. Puede solicitar la restricción de la divulgación de su Información Sanitaria poniéndose en contacto con el Responsable de Privacidad de la HIPAA en la dirección que figura al final de este folleto. Una solicitud por escrito de restricción de su Información Sanitaria deberá incluir como mínimo: (1) la Información Sanitaria específica que desea que se restrinja; (2) si desea que limitemos el uso o la divulgación, o ambos, de su Información Sanitaria; y (3) a quién desea que se apliquen los límites/restricciones.
• Puede pedirnos que nos comuniquemos con usted por un medio alternativo o en un lugar alternativo, si la comunicación puede ponerle en peligro o si quiere mantener la confidencialidad de las comunicaciones. Accederemos a todas las peticiones razonables. Podemos evaluar el carácter razonable de su solicitud pidiéndole información sobre pagos, direcciones alternativas u otros métodos para ponernos en contacto con usted. Podemos condicionar su solicitud. Por favor, haga esta solicitud por escrito a nuestro Responsable de Privacidad HIPAA que aparece al final de este folleto.
• Tiene derecho a inspeccionar y copiar su Información Sanitaria. Usted tiene derecho a inspeccionar u obtener una copia de su historial médico en papel o electrónico sobre su Información de Salud que esté contenida en un conjunto de registros designado durante todo el tiempo que mantengamos esa información. Un «conjunto de registros designados» contiene registros médicos y de facturación. Cuando su Información Sanitaria esté contenida en una historia clínica electrónica, tal y como se define este término en la legislación federal, usted tiene derecho a obtener una copia de dicha información en formato electrónico si está disponible, y puede solicitar que transmitamos dicha copia directamente a una entidad o persona designada por usted, siempre que dicha elección sea clara, conspicua y específica. Podemos cobrar una tarifa razonable basada en los costes. Según la ley federal, no puede inspeccionar ni copiar los siguientes registros: (i) notas de psicoterapia (ii) información recopilada para su uso en una acción o procedimiento civil, penal o administrativo, y (iii) Información sanitaria restringida por otra ley. Puede presentar su solicitud por escrito para inspeccionar y obtener una copia de su Información Médica en nuestro Departamento de Gestión de Información Médica ubicado en 5200 NE 2nd Avenue, Miami, Florida 33137. También puede solicitar un resumen de su Información Sanitaria. Si se deniega su solicitud por escrito, tiene derecho a que se revise esta decisión. Si tiene alguna pregunta sobre cómo consultar o copiar sus datos sanitarios, póngase en contacto con el responsable de privacidad de la HIPAA que figura al final de este folleto.
• Tiene derecho a solicitar a su médico que modifique su información sanitaria. Puede solicitar una modificación de su información sanitaria en un conjunto de registros designado si cree que es incorrecta o está incompleta. Todas las solicitudes deben presentarse por escrito y justificar la modificación. Las solicitudes se revisarán a su debido tiempo. Si no se realiza a tiempo, recibirá una declaración por escrito del motivo del retraso. En determinados casos, podemos denegar su solicitud. Por ejemplo, podemos denegar su solicitud si no hemos creado la información, si la información es algo que no se le permitiría inspeccionar o copiar o si es completa y exacta. Si denegamos su solicitud, lo haremos por escrito, y usted tiene derecho a presentarnos una declaración de desacuerdo. Podemos preparar una refutación a su declaración. Si tiene alguna duda sobre la modificación de sus datos, póngase en contacto con el Departamento de Gestión de la Información Sanitaria en la dirección indicada en el párrafo anterior.
• Tiene derecho a recibir un informe o una lista de determinadas divulgaciones que hayamos realizado. Tiene derecho a recibir información sobre las divulgaciones que se hayan producido durante los últimos seis años (tres años en el caso de las divulgaciones a partir de un historial médico electrónico relacionadas con tratamientos, pagos u operaciones sanitarias, como se describe más adelante). Debe solicitar esta información por escrito. Su solicitud debe indicar un plazo para las divulgaciones. Su derecho a recibir esta información puede estar sujeto a determinadas excepciones, restricciones y limitaciones establecidas por ley. Por ejemplo, aunque mantenemos un registro de todas las divulgaciones, tal y como exige la legislación de Florida, las normas federales de privacidad no exigen que se contabilicen las divulgaciones para determinados fines, como el tratamiento, el pago o las operaciones sanitarias. A partir del 1 de enero de 2011 o del 1 de enero de 2014, dependiendo de la fecha de cumplimiento exigida por la ley para un registro concreto, la contabilidad de las divulgaciones de un registro sanitario electrónico incluirá las divulgaciones para tratamiento, pago u operaciones de asistencia sanitaria.
• Tiene derecho a obtener una copia en papel de este Aviso. Si lo solicita, le enviaremos una copia en papel de este Aviso, incluso si ha acordado aceptarlo electrónicamente. Este Aviso se le ofrecerá cada vez que se registre o sea admitido en una de nuestras instalaciones o locales. El Aviso también está disponible en nuestro sitio web.
• Tiene derecho a recibir una notificación por escrito de una infracción. Tiene derecho a recibir una notificación por escrito de una infracción en caso de que se haya accedido a sus Datos de Salud no protegidos, se hayan adquirido o se hayan divulgado a una persona no autorizada como consecuencia de dicha infracción. A menos que usted especifique que desea recibir la notificación por correo electrónico, le enviaremos dicha notificación escrita por correo de primera clase o, en caso necesario, por otras formas de comunicación sustitutivas permitidas por la ley.
• Autorización por escrito para otros usos de su Información de Salud. La ley nos permite utilizar sus Datos Sanitarios para muchos fines distintos, algunos de los cuales describimos a continuación. Otros usos y divulgaciones de su Información de Salud no cubiertos por este Aviso pueden ser hechos por nosotros sólo con su autorización por escrito de acuerdo con la ley y solicitaremos su autorización por escrito en los casos requeridos.

3. Cómo reclamar si cree que se han vulnerado sus derechos.

Si cree que se han violado sus derechos de privacidad, le animamos a que envíe cualquier queja a nuestro responsable de privacidad HIPAA que figura al final de este folleto y, si es necesario, al gobierno federal. Para presentar una queja o para obtener más información sobre el proceso de quejas, póngase en contacto con el responsable de privacidad de la HIPAA utilizando la información que encontrará al final de este folleto. También puede presentar una queja ante la Oficina de Derechos Civiles del Departamento de Salud y Servicios Humanos de los Estados Unidos enviando una carta a 200 Independence Ave, S.W., Washington, D.C. 20201, llamando al 1.877-.696.6775, o visitando
hhs.gov/ocr/privacy/hipaa/complaints/

No tomaremos represalias contra usted por presentar una queja.

4. Nuestro derecho a modificar este Aviso de prácticas de privacidad.

Estamos obligados a cumplir los términos de este Aviso. No obstante, podemos modificar nuestro Aviso en cualquier momento. Distribuiremos y publicaremos sin demora un nuevo Aviso siempre que se produzca un cambio sustancial en los usos o divulgaciones, los derechos del individuo, nuestras obligaciones legales u otras prácticas de privacidad establecidas en el Aviso. Cualquier nuevo Aviso será efectivo para toda la Información Sanitaria que se mantenga en el momento del cambio. Si lo solicita, le facilitaremos una copia de cualquier notificación existente o nueva. El nuevo Aviso también se publicará en nuestros locales comerciales y en línea.

Si tiene alguna pregunta sobre este Aviso, póngase en contacto con el Oficial de Privacidad de la HIPAA, 305.751.8626 ext. 65299, correo electrónico
privacyofficer@miamijewishhealth.org
Miami Jewish Health, 5200 NE 2nd Avenue, Miami, FL, 33137.